- Proposal adalah rencana yang dituangkan dalam bentuk rancangan kerja atau dengan kata lain usulan/uraian suatu kegiatan yang direncanakan
- Dibuat pada saat kita akan melakukan suatu kegiatan
- Kegiatan tersebut dapat berupa kegiatan skala kecil atau besar, yang intinya dengan proposal, panitia mencoba melakukan usulan/penawaran kepada pihak-pihak tertentu
- Dapat berupa proposal permohonan bantuan (biasanya berupa bantuan materiil/dana/barang) atau berbentuk pula proposal penawaran kerjasama yang sifatnya simbiosis mutualisme (saling menguntungkan) = win-win cooperation
- Proposal disusun secara bersama-sama oleh kepanitiaan yang terbentuk
- Proposal diusulkan/ditawarkan kepada pihak-pihak tertentu seperti :
- pihak donatur
- pihak sponsor
- Pihak donatur adalah pihak yang kepadanya diharapkan bantuan berupa bantuan materiil/barang/dana yang diberikan secara cuma-cuma tanpa imbal balik serupa
- Pihak donatur ini biasanya adalah pihak yang memiliki ketertarikan terhadap jenis kegiatan yang direncanakan dan bersedia membantu kelancaran kegiatan secara positif
- Pihak sponsor adalah pihak yang kepadanya diberikan penawaran kerjasama yang sifatnya saling menguntungkan antara pihak panitia dengan pihak sponsor
- Pihak sponsor biasanya adalah pihak yang sedang melakukan promosi/pemasaran terhadap suatu produk tertentu
- Bentuk kerjasama dengan pihak sponsor berupa hubungan timbal balik dimana panitia akan meminta sejumlah uang/barang/fasilitas untuk mendukung kegiatan, sedangkan pihak sponsor meminta fasilitas dimana ia dapat mempromosikan/memasarkan produknya
- Halaman Judul
- Latar Belakang
- Tujuan Kegiatan
- Nama dan Tema Kegiatan
- Bentuk Kegiatan
- Peserta
- Penyelenggara
- Jadwal dan Lokasi Kegiatan
- Susunan Acara
- Susunan Panitia
- Rencana Anggaran
- Penutup
- Penawaran Kerjasama (sponsorship)
Berisi nama/judul kegiatan, lokasi dan waktu penyelenggaraan kegiatan, dan penyelenggara yang berinisiatif merencanakan kegiatan
Latar Belakang
- Berisi alasan “mengapa” kegiatan tersebut direncanakan
- Latar belakang biasanya berisi 3 bagian yaitu bagian pendahuluan, bagian isi, dan bagian penutup yang pola kalimatnya dari kalimat/maksud umum ke kalimat/maksud khusus
- Berisi alasan “untuk apa” kegiatan tersebut direncanakan
- Tujuan dapat terdiri dari minimal 1 tujuan atau lebih yang berurutan dari tujuan yang paling penting hingga tujuan yang kurang penting
- Berisi nama/judul kegiatan dan tema yang diangkat dalam kegiatan
- Contoh :
Tema kegiatan : “Lingkungan Bersih, Masyarakat Sehat”
Bentuk Kegiatan
- Berisi tentang format/bentuk sajian kegiatanC
- Contoh : dengan tema “Lingkungan Bersih, Masyarakat Sehat”, bentuk kegiatannya seperti :
Lomba Membuat Taman Toga
Penyuluhan Kesehatan Lingkungan
Penyemprotan Nyamuk Demam Berdarah
Dll
Peserta
- Berisi keterangan tentang “siapa” yang akan ikut dalam kegiatan
- Orang yang menjadi peserta sesuai dengan segmen/jenis kegiatan yang direncanakan
- Berisi keterangan siapa yang menjadi penyelenggara kegiatan.
- Biasanya penyelenggara ini adalah suatu kelompok organisasi atau kumpulan yang hendak melaksanakan kegiatan karena alasan tertentu
- Pada bagian penyelenggara ini perlu pula ditampilkan nama dan nomor kontak atau sekretariat yang dapat dihubungi
Berisi keterangan “kapan dan dimana” kegiatan akan dilaksanakan
Susunan Acara
- Berisi uraian susunan acara/pelaksanaan kegiatan dari saat mulai sampai selesai.
- Bisa ditampilkan dalam bentuk tabel dengan format kolom tabel sesuai kebutuhan (No, Waktu, Acara, Pelaksana,dll.)
- Pada sebuah kegiatan yang menggunakan pembicara, sebelum penyusunan acara perlu dilakukan konfirmasi untuk menyesuaikan waktu dan durasi tiap sesi pembicaraan
- Berisi susunan kepanitiaan yang telah terbentuk
- Susunan panitia ini ditampilkan agar pihak yang membaca dapat memiliki data yang jelas dengan siapa pihaknya akan bekerjasama.
- Berisi rincian pemasukan, pengeluaran, dan kebutuhan dana yang masih diperlukan
- Disusun secara sederhana tetapi tetap menggunakan prinsip penyusunan keuangan
- Berisi kalimat yang menyatakan harapan agar banyak pihak dapat tertarik untuk mendukung kegiatan.
- Ditandatangani oleh Ketua Pelaksana / Ketua Panitia dan mengetahui Penanggungjawab kegiatan
- Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak sponsor
- Umumnya pihak sponsor tertarik berpartisipasi dalam kegiatan jika :
Ada kesempatan untuk display /selling product
Kemudahan administrasi dan birokrasi
Kesesuaian “apa yang bisa panitia tawarkan/jual” dengan “apa yang diinginkan pihak sponsor”
- Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak sponsor
- kepanitiaan membutuhkan dukungan dalam bentuk dana, dan jumlah dana yang dibutuhkan haruslah sepadan dengan “Apa yang bisa ditawarkan / dijual“ panitia kepada pihak sponsor
- Pada sebuah kegiatan Pemilihan Putra-Putri X, pihak sponsor akan menjadi Sponsor Tunggal apabila memberikan dana sebanyak 100% dari anggaran dengan kompensasi :
Dominasi logo perusahaan pada backdrop
25 ID card panitia
1000 lembar pamphlet
25 kaos panitia
Spot media
Announce by MC selama Main Show
Sharing / demo produk pada puncak acara
Pemasangan 30 standing banner produk selama Main show
- Dapat juga dipilah lagi menjadi Sponsor Utama – 75% dari anggaran, Sponsor Madya – 50% dari anggaran, atau Sponsor Partisipan – 25% dari anggaran
- Dapat juga langsung meminta sejumlah dana, seperti :
Sponsor Utama – Rp 15 juta
Sponsor Madya – Rp 10 juta
Dst
- Besarnya dana yang diminta disesuaikan dengan kompensasi yang disanggupi oleh panitia
- Diperlukan ketrampilan berbicara yang baik untuk dapat menarik minat sihak sponsor, karena ada kemungkinan bahwa pihak sponsor mengajukan penawaran agar dana yang dikeluarkannya tidak banyak tetapi pihak sponsor mendapatkan banyak keuntungan dari kegiatan
- Jika terjadi demikian, perlu dipikirkan faktor “win-win solution / win-win benefit / win-win cooperation” antara 2 belah pihak
Tidak ada komentar:
Posting Komentar